«Быть имплантом — это максимальная ответственность и вовлеченность»
Клиент UCMS Group Russia с 2020 года
Аутсорсинг кадрового делопроизводства в крупных компаниях предполагает большой объем работы и постоянное взаимодействие с сотрудниками клиента. Чтобы обеспечить качество и оперативность, мы обычно формируем территориально распределенную команду: специалисты в наших офисах и импланты. Имплант — это сотрудник аутсорсинговой компании, который постоянно работает в офисе клиента.
Чтобы помочь разобраться с особенностями такого формата работы, мы поговорили со специалистом по кадровому администрированию UCMS Group, который уже более трех лет работает как имплант в крупной химической компании.
400 сотрудников
Специфика:
Клиент выбрал UCMS Group в результате длительного тендера. В задачи входило: переход с «БОСС-Кадровик» на «1С:ЗУП 3.1», внедрение личного кабинета сотрудника и руководителя, ведение кадрового учета и расчета заработной платы.
Смена учетной системы — это всегда большая и сложная задача, потому что нельзя просто выгрузить базу данных из одной системы и загрузить в новую. Каждая система уникальна и содержит большое количество доработок. Команда внедрения UCMS Group разработала свою методологию и специальные инструменты, которые позволяют сделать проще процесс переноса данных.
Как проходило внедрение:
В своей практике мы часто сталкиваемся с ситуациями, когда процессы у клиентов настроены некорректно, именно поэтому важно привлекать к проекту команду методологов и специалистов по кадровому учету. Они помогают обнаружить несоответствия и сохранить важные данные при переходе.
Обычно «кадровый» имплант занимается именно КДП: оформляет документы при приеме на работу, переводе, увольнении, проводит отпуска и так далее. Но благодаря проактивности самого импланта и доверию со стороны клиента, в этом проекте специалисту UCMS Group поручают работу за рамками обычного КДП, в том числе он активно участвует в проектной деятельности. Основные обязанности импланта в компании описали ниже.
Кадровое делопроизводство. Работа с удаленной командой UCMS Group по КДП: подготовка и передача проектной команде всех необходимых данных, ответы на запросы и так далее.
Поддержка учетных систем 1C и SAP. Оформлять все кадровые переводы в системе, следить за изменениями в данных сотрудников и обеспечивать доступность этих данных для руководителей. В том числе для представительства в Беларуси.
Воинский учет. Это очень сложная и объемная задача для аутсорсера — понять и соблюдать требования всех военкоматов, к которым прикреплены сотрудники. Задача импланта своевременно сообщать удаленной команде аутсорсера об изменениях у сотрудников, подлежащих воинскому учету.
Коммуникация с головным офисом в Европе. Например, переписка и отправка документов при изменениях структуры компании или кадровых переводах. Нюанс в том, что по правилам безопасности головной офис принимает сообщения только от конкретных сотрудников, и имплант UCMS Group — в их числе, наравне с руководителем HR-отдела и бизнес-партнером.
Взаимодействие с другими партнерами клиента, например, по вопросам согласования компенсаций, расходов на командировки и аренду автомобилей, проверке итоговых счетов и т.д.
Поздравление юбиляров. Нужно подсчитать стаж, вовремя подготовить подарки, оформить бонусы за «солидные» даты. Компания очень трепетно относится к сотрудникам, поэтому крайне важно никого не забыть и нигде не ошибиться.
«Вообще, это только часть моих задач. Например, сотрудники часто обращаются с вопросами по поводу разных видов отпусков или компенсаций, как к обычному сотруднику HR-отдела.
И здесь важно отметить, что с половиной задач мне было бы очень сложно справиться без команды UCMS Group, то есть без возможности в любой момент воспользоваться огромной экспертизой и другими ресурсам компании.
Приведу такой пример: в новом году увеличили декретные выплаты. Как заполнить данные в учетной системе так, чтобы сотрудница, вышедшая на работу из декретного отпуска, ничего не потеряла? Кажется, легко, но мы всей командой UCMS Group разбирались, как это правильно должно быть оформлено.
Мои коллеги — суперпрофессионалы, уверена в них на миллион процентов».
Участие во внедрении личных кабинетов 1С — еще одна важная задача.
Мы внедрили личные кабинеты с базовой функциональностью в 2021 году. Но продолжаем их дорабатывать. Например, в прошлом году улучшили работу с графиками отпусков: теперь сотрудники могут подавать заявления на отпуск и видеть график в личном кабинете. А скоро появится визуализация графика отпусков для руководителей.
Возможности личного кабинета в этом проекте
Также дорабатываем кабинеты ассистентов, чтобы помощники из разных офисов могли управлять заявлениями на отпуска и другими документами от имени руководителей. Благодаря этому получится сократить ситуации с задержкой согласования из-за занятости руководителей.
Задачи импланта при работе с личными кабинетами заключаются не только в предоставлении данных и помощи с обучением сотрудников. Важная часть работы — увидеть, что можно улучшить и предложить доработки.
Мы подготовили рекомендации, которые помогут выстроить эффективную работу с имплантом.
Обычно клиент не может выбирать команду, потому что аутсорсинг — это оказание услуги, а не предоставление сотрудника. Но клиентоориентированные компании часто идут навстречу. Они понимают, как важно, чтобы с сотрудником удалось настроить контакт.
«Когда клиент попросил организовать собеседование, наша команда пошла навстречу. В итоге, я здесь уже три года работаю, полностью погружена в процессы и считаю сотрудников клиента своими коллегами. Как и они меня: далеко не все знают, что я не работаю в штате. Я не скрываю, просто это никому не интересно».
Успешная интеграция импланта в вашу команду зависит и от вас. Да, клиенту не нужно учить импланта — это задача аутсорсера, но важно погрузить в процессы компании, познакомить с коллегами и предоставить все доступы.
«В первый день руководитель Управления по работе с персоналом подробно рассказала мне о структуре компании и особенностях КДП. Информации было очень много и я не все запомнила, но мне помогли разобраться коллеги, как со стороны HR-отдела клиента, так и со стороны UCMS Group».
Четко пропишите в договоре все обязанности и сферы ответственности импланта. Это поможет избежать недопонимания и обеспечит, что все задачи будут выполнены. Плюс не забывайте, что аутсорсинговая компания отвечает за действия импланта, но они должны быть прописаны в договоре.
«Мои обязанности сильно выходят за рамки того, что обычно делает имплант. Но здесь нет сотрудников, на которых можно эти задачи переложить, поэтому моя зона ответственности так расширилась. Но и полномочия тоже соответствуют. Например, какие-то задачи по доработке личных кабинетов я могу инициировать сама, потому что мой руководитель в компании клиента мне доверяет. Такое отношение очень ценно для меня.
Быть имплантом — это максимальная ответственность. Потому что я представляю две компании и ошибаться никак нельзя».
Самый очевидный вариант замены на время отпуска — это доверить его обязанности удаленной команде. Однако, если речь идет об обязательном присутствии в офисе, начинаются сложности. В идеальном мире аутсорсер присылает в офис клиента другого специалиста, но это сложно, особенно в удаленных городах. К тому же, это часто не имеет смысла: погружение в специфику компании может занять больше времени, чем отсутствует основной сотрудник.
«Заменить меня на время — сложная задача, поэтому даже в отпуске захожу проверить почту, отвечаю на звонки сотрудников и по возможности подключаюсь к общим звонкам команды или компании. Дело не только в доступах, которые трудно получить, а в том, что я знаю все свои дела как никто другой: то, что я сделаю за час, другой специалист, не знакомый так близко с компанией, будет делать день.
В этом вопросе я больше похожа на обычного сотрудника: никто же не ищет замену штатному бухгалтеру на две недели отпуска. Естественно, даты моего отпуска всегда планируются и согласовываются с моим руководителем в компании клиента и полностью укладываются в общий график всей команды Управления по работе с персоналом».
А если имплант решит уволиться, то быстро и без потери качества найти замену, обучить, погрузить в процессы и передать дела — это задача аутсорсера. Но не забудьте проверить, что это написано в договоре.
Главные причины, по которым компании выбирают импланта — ровно те же, по которой выбирают аутсорсинг. Это экспертиза, релевантный опыт, оптимизация затрат на ФОТ, непрерывность оказания услуг. Главное отличие в том, что имплант погружается в специфику и культуру компании-клиента, что позволяет ему не только эффективно решать текущие задачи, но и оперативно предлагать улучшения. И быть на стороне клиента.
«Если у клиента есть возможность взять импланта, то стоит это сделать. Это не просто формат работы, это другой подход.
«Процесс смены провайдера по расчету заработной платы и кадровому администрированию очень долгий, трудозатратный и волнительный. Ведь вы доверяете одну из самых важных функций совершенно сторонней организации.
Наш тендер по выбору поставщика длился чуть более 6 месяцев. Самыми важными критериями выбора для нас были: стабильность команды провайдера, обширный опыт сотрудников и проактивность поставщика в решении вопросов.
Нам действительно повезло с командой UCMS Group, как с сотрудниками на проекте внедрения, так и c теми, кто ежедневно поддерживает нас операционно. Это большие профессионалы своего дела, которые вот уже четвертый год проактивно поддерживают нас по всем возникающим вопросам.
Что касается имплантов, то это не новая для нас концепция. Очень важно, чтобы имплант разделял ценности компании, понимал ее культурный код, не противопоставлял себя клиенту, а работал с ним в связке.
И нам повезло получить такого сотрудника, который не только прекрасно влился в коллектив, но и активно предлагает идеи по улучшению процессов и отладке каналов коммуникации. Команда HR и сотрудники компании не воспринимают ее как какого-то стороннего человека. Она всегда рада ответить на самые разные вопросы сотрудников, выслушать их и дать совет, к кому лучше обратиться для решения проблемы. Это человек с огромным опытом в HR и, сразу видно, любящий свою работу.
Огромное спасибо всей команде UCMS за высокое качество работы и клиентоориентированность!»
Другие кейсы
