Зачем салонам красоты нужен аутсорсинг бухгалтерского учета
Клиент UCMS Group Russia с 2010 года
Несмотря на то, что аутсорсинг бухгалтерского и налогового учета давно и широко используется компаниями в Европе и США, российский бизнес имеет об этой практике пока только смутное представление. Виной тому закрытость темы и отсутствие «инсайдерской» информации о практической стороне аутсорсинга. Чтобы восполнить этот пробел мы решили во всех подробностях рассказать об успешном опыте передачи на аутсорсинг бухучета московской сети салонов красоты. Об этапах реализации проекта, тонкостях и сложностях передачи процессов провайдеру, а также о достигнутых результатах рассказывает финансовый директор.
Задумываться о передаче бухучета на аутсорсинг мы начали еще в 2009 году. В компании специфическая оргструктура: 18 салонов в Москве, являющихся обособленными подразделениями со своими управляющими и своей хозяйственной деятельностью. У нас принята сдельно-премиальная оплата труда: расчет зарплаты проводится исходя из количества отработанных смен, а вознаграждение рассчитывается как процент от выручки. В то время наши бухгалтеры сначала считали все в Excel, затем делали выгрузки из внутренней системы управленческой отчетности, перепроверяли данные, загружали их в 1С и так далее. Словом, выполнялся очень большой объем рутинных операций.
Бизнес-процессы, связанные с ведением документооборота и бухучета, были выстроены не слишком качественно, а существующие стандарты соблюдались не в полной мере.
В кризисном 2009 году потребовалось ещё серьезнее задуматься об эффективности затрат, сокращении издержек бизнеса, но при этом ни в коем случае нельзя было потерять в качестве услуг и сервисе. В компании стало меньше людей, и нагрузка каждого возросла. Если у главного бухгалтера постоянный стресс, он может уйти в любую минуту, а найти ему на замену хорошего специалиста, который сможет быстро влиться в коллектив и профессионально выполнять задачи в кратчайшие сроки, проблематично.
Мы давно обращали внимание на различные риски, обусловленные человеческим фактором и зависимостью от персонала: например, из-за болезни бухгалтера невозможно вовремя сдать бухгалтерскую отчетность, а из-за его ухода жизнь в компании на какое-то время замирает.
На тот момент у нас на 450 сотрудников приходилось 11 штатных специалистов финансового отдела и бухгалтерии. Мы задумались об эффективности использования этих людей и поняли, что их зарплата и те издержки и риски, которые несет бизнес, не дают ожидаемой отдачи.
Под влиянием всех этих факторов в определенный момент мы решили, что бизнесу необходимо повышение качества ведения бухучета. Однако решение передать бухгалтерскую функцию на аутсорсинг далось нелегко. Все же бухгалтерия – это нечто сокровенное для любой компании, даже если она абсолютно «белая», как мы. Однако в компании западные акционеры, топ-менеджмент с западным образованием, поэтому понимание, что аутсорсинг позволит минимизировать все имеющиеся риски и повысить эффективность в итоге пересилило опасения и сомнения.
Решение было принято исходя из анализа имеющихся на рынке предложений. Поскольку в компании западная модель бизнеса, мы хотели, чтобы провайдер также имел западные бизнес-процессы, позитивную историю на рынке, хорошие рекомендации и был максимально клиентоориентирован.
В итоге мы рассмотрели три компании, сравнили перечень и стоимость услуг, риски и гарантии и остановили свой выбор на UCMS Group.
Мы хотели полностью передать бухучет, расчет зарплаты и кадровое делопроизводство. Однако пришли к выводу, что управление персоналом в компании – ключевая функция, и мы сами хотим коммуницировать с сотрудниками по всем кадровым вопросам. Поэтому даже рутинное делопроизводство оставили внутри.
Всю бухгалтерскую функцию, за исключением казначейства в части составления плана платежей и управленческого учета, мы передали провайдеру. Мы также полностью делегировали UCMS Group функцию коммуникации с налоговыми органами и различными фондами. Таким образом в компании остались планирование кэш-флоу, что позволило сохранить чувствительность управления, а также подготовка управленческой отчетности.
Поскольку весь наш управленческий учет построен на индивидуальной операционной выручке и затратах каждого салона, одним из принципиальных требований к провайдеру было раздельное ведение бухучета для каждой бизнес-единицы.
Кроме того, наша система управленческой отчетности базируется на платформе 1С, поэтому провайдер также должен был вести бухучет в 1С, чтобы было проще интегрировать данные.
Договоренность с провайдером была достигнута в октябре 2010 года, а в ноябре все процессы были переданы UCMS Group. Мы торопились, ведь подходил срок закрытия периода, поэтому, признаться честно, структурированного плана передачи дел не было, как не было и детально прописанных принципов взаимодействия. Мы на скорую руку прописали в договоре, что и в каком виде передается провайдеру. Все прочие, не менее важные детали и вопрсы согласовывались уже в процессе взаимодействия.
Эксперты UCMS Group, естественно, не успели провести полный качественный аудит. Они вошли в курс дела настолько, насколько это было возможно в столь короткие сроки: посмотрели состояние отчетности, первичной документации, бухгалтерской базы.
Мы же со своей стороны считали, что передали идеальную бухгалтерию и рассчитывали очень быстро получить закрытый период и сдачу отчетности, но этого не произошло. К тому же сразу после передачи бухучета потребовалось пройти две выездные проверки Фонда социального страхования и одну выездную проверку Пенсионного фонда.
С трудностями справлялись вместе, очень плотно взаимодействуя и коммуницируя по всем проблемным вопросам. Не могу не отметить клиентоориетированность компании UCMS Group, которая проявила к нам как к клиенту колоссальную лояльность. Со стороны провайдера с нами работала Светлана Макашина и ее команда, демонстрирующие фантастическую преданность делу и нацеленность на положительный результат. Наши сотрудники, видя такое отношение, тоже были готовы много и тяжело работать на проекте. Совместными усилиями мы успешно прошли проверки и закрыли период.
Безусловно, в первые месяцы после передачи бухгалтерии на аутсорсинг мы столкнулись с множеством подводных камней, было очень непросто.
Верно. Мы ощутили острейшую потребность в создании регламента взаимодействия месяца через два после передачи процессов. Создавая этот регламент, мы постарались прописать всю цепочку взаимодействий, включая ответственность за передачу документов, порядок и сроки предоставления и сдачи отчетности, как с нашей стороны, так и со стороны провайдера, сроки закрытие периодов.
Разумеется, передача бухучета на аутсорсинг потребовала изменений в наших бизнес-процессах и перераспределения зон ответственности внутри компании, что мы также зафиксировали в регламенте.
Например, мы изменили профайл управляющих салонов, вменив им функцию взаимодействия с бухгалтерией. Теперь операционный директор лично отвечает за то, чтобы менеджер салона еженедельно доставлял в офис должным образом оформленную первичную документацию, акты сверок с контрагентами, отчетность. Мы установили также, что, приняв первичную документацию, офис-менеджер обязан в этот же день передавать ее провайдеру.
В течение всего 2011 года регламент дописывался и редактировался, мы совершенствовали наше взаимодействие с UCMS Group, приводили его в соответствии с меняющимися условиями и потребностями бизнеса.
В прошлом году, например, акционеры поставили цель ежемесячно формировать управленческую отчетность для более глубокого анализа и оперативного принятия решений, соответственно, были существенно сокращены сроки закрытия периодов, повысились требования к провайдеру в части качества и скорости получения информации. Мы также совершенствовали процессы закупок и инвентаризации в салонах, ввели электронный документооборот с поставщиками. Все это, конечно, отражалось на ведении бухгалтерского учета.
Мы очень динамичная компания и в прошлом году мы совершили действительно серьезный рывок вперед. И если мы бежали, то провайдер бежал с нами в ногу. Могу сказать, что наличие бухгалтерии на аутсорсинге совершенно не препятствовало развитию компании.
Все новые требования с нашей стороны обсуждались с UCMS Group, и мы всегда приходили к конструктивному решению.
Сегодня между нами как клиентом и UCMS Group как поставщиком услуги не существует жирной линии, которая нас разделяет. Между нами, скорее, тонкий пунктир. Мы получаем от провайдера полный, качественный, достоверный учет, и мы уверены, что при любых обстоятельствах получим закрытую отчетность, сможем быстро и эффективно готовить аналитику и отчитываться перед акционерами.
Примечательно, что специалисты провайдера напрямую общаются с нашим линейным персоналом, так что мастера-стилисты могут в любое время получить подробную информацию, например, по расчету их зарплат. UCMS Group с нами в операционной деятельности рука об руку. Сейчас мы живем спокойно, и это спокойствие дорого для бизнеса. Так что есть все основания считать, что аутсорсинг полностью оправдал наши ожидания.
Мы сократили штат персонала финансовой функции почти вчетверо, с 11 до 3 человек. Если посчитать совокупные затраты на больничные, отпуска, замену сотрудников при ротации, аренду офиса, организацию рабочих мест и хранение бухгалтерской документации, получается, что мы снизили затраты. Впрочем, такая прямая экономия оказалась невелика, поскольку услуги провайдера тоже стоят денег.
Но, передавая бухучет на аутсорсинг, мы ставили целью не снижение затрат, а повышение их эффективности. С этой точки зрения выигрыш получился очень существенным. Мы, например, освободили сотрудников финансового отдела от рутинных операций, и теперь они больше времени уделяют анализу и развитию профессиональной функции.
Еще мы понимаем, что для соответствия текущим и грядущим изменениям налогового законодательства, компании потребовались бы серьезные инвестиции в обучении персонала и совершенствование бухгалтерской системы. Теперь все это обеспечивает провайдер, и мы, таким образом, сократили и будущие издержки.
Могу сказать, что этот проект уже себя окупил, и по итогам 2011 года совет директоров решил продолжить пользоваться услугами UCMS Group.
Например, недавно мы обсуждали с провайдером внедрение электронного документооборота и ведение двойного учета по российским стандартам и стандартам МСФО.
В этом году мы также намерены совершенствовать бизнес-аналитику и производственные процессы, связанные с документооборотом. Планируется оптимизировать системы расчета заработной платы, автоматизировать все участки бухгалтерского учета для повышения эффективности бизнесов процессов.
Бухучет — основа основ бизнеса, и мы будем дальше оттачивать взаимодействие с провайдером, чтобы достичь совершенства. Мы стремимся к идеальному бухучету.
Нужно просто грамотно выбирать поставщика услуги, понимать и оценивать уровень его профессионализма и, конечно, оставлять за собой контрольную функцию.
Например, мы сотрудничаем с аудиторской компанией, которая ежегодно проводит аудит деятельности провайдера. По итогам промежуточного аудита, проведенного осенью прошлого года, мы поняли, что наш бухгалтерский учет соответствует не только требованиям российского законодательства, но и высоким требованиям наших акционеров. У нас в России уже прижился зарубежный опыт, когда серьезные компании, предоставляющие аутсорсинг бухгалтерского учета, страхуют риски и являются представителями клиента при решении налоговых споров.
Поэтому мы абсолютно спокойны за свою бухгалтерию и можем сосредоточиться на бизнесе.
Светлана Макашина, руководитель группы бухгалтерского учета UCMS Group
Для UCMS Group проект ведения бухгалтерского и налогового учета сети салонов красоты был в высшей степени интересен с профессиональной точки зрения. Это большая компания с обособленными подразделениями, со сложными процессами и специфическим начислением заработной платы. Короткие сроки передачи также стали вызовом для нас, который просто нельзя было не принять.
Что касается проверки, которая проводится провайдером перед принятием бухгалтерии заказчика, в данном случае она действительно проводилась в очень короткие сроки. Мы ознакомились с актами налоговых выездных проверок и аудиторскими заключениями, проанализировали базу 1С и выборочно посмотрели документацию по одному из салонов. Для понимания того, как происходит хозяйственный процесс в салонах, мы поучаствовали в инвентаризации одного из них.
Обычно, когда позволяет время, составляется подробное техническое задание на подготовку передачи на аутсорсинг (ТЗ), своего рода план работ по передаче дел. Сюда входят анализ ПО и сданной отчетности, выборочная проверка первичной документации, а также анализ финансово-хозяйственной деятельности, оргструктуры и структуры управления компании. Анализ существующей у клиента базы 1С позволяет понять степень ее кастомизации, выяснить, какие изменения и интеграции происходили во всех базах клиента. Особое внимание стоит уделить внутреннему программному обеспечению клиента, т.е. производственным базам, отличным от 1С, но которые позволяют осуществлять автообмены между ними. Мы не приветствуем изменений в типовых конфигурация систем, поэтому рекомендуем пользоваться внешними обработками, чтобы в будущем избежать каких-либо проблем, в т.ч. и с обновлениями. В ТЗ также прописываются координаторы проекта и ответственные лица со стороны заказчика и провайдера. Такой поэтапный план передачи дел позволяет сделать переход безболезненным.
Кроме того, в договоре аутсорсинга фиксируется, какие участки бухгалтерии будут переданы, а какие останутся внутри, оговаривается техническая сторона оказания услуг. Например, бухгалтерская система может находиться как у клиента, так и у провайдера, мы можем как предоставлять заказчику своих сотрудников для работы в системе, так и выполнять работу только на своей стороне. Выбор процесса оказания услуг аутсорсинга многовариантен.
Сразу после либо во время передачи дел всегда согласовываются регламенты взаимодействия. Часто они описывают взаимодействия только между юрлицами, мы же на проекте пошли дальше и регламентировали взаимодействия между сотрудниками внутри компаний. Оговорили все до мелочей: какова последовательность действий в том или ином случае, какими документами необходимо пользоваться, в какое время, вплоть до часов и минут, необходимо предоставлять информацию.
В 2011 году сеть салонов красоты переживала большие перемены, в результате которых к нам как к провайдеру предъявлялись все более жесткие требования. К примеру, серьезно сократились сроки закрытия периодов и расчета заработной платы. Тогда совместно с клиентом мы спрограммировали специальные обработки для 1С, позволившие уйти от ручного труда.
Вообще, мы в UCMS Group приверженцы автоматизации. Она позволяет сократить сроки и расходы, минимизировать число ошибок, обусловленных человеческим фактором, и, несмотря на дорогостоящие разработку и внедрение, быстро окупается.
Широкое использование IT-технологий, в числе прочего, позволяет нам оказывать услуги бухучета юрлицам, находящимся в любой точке мира. У UCMS Group есть офисы и расчетные центры в Москве, Санкт-Петербурге и Ярославле, связанные между собой единым ПО, позволяющим обмениваться данными со всеми региональными отделениями и клиентами, рассредоточивать усилия.
Могу сказать, что на проекте мы получили колоссальный опыт взаимодействия с клиентом и удовлетворения его растущих потребностей, работы с крупными и обособленными подразделениями, а также опыт автоматизации собственного ПО.
Другие кейсы
