Разбор кейса: частичный аутсорсинг бухгалтерии для крупной компании
Клиент UCMS Group Russia с 2023 года
Аутсорсинг учетных функций не обязательно подразумевает полную передачу всей бухгалтерии или кадрового делопроизводства. В некоторых случаях можно передать отдельные участки работы, особенно если это срочные или сложные задачи, требующие узкоспециализированных знаний.
Например, крупная компания, занимающаяся импортом и дистрибуцией алкогольной продукции, столкнулась со сложностями при переходе с программы «1С:Бухгалтерия предприятия 8.3» на «1С:ERP Управление предприятием». При переносе данных возникла разница в бухгалтерской и налоговой отчетности и несостыковки в отчетах в части банковских операций и затрат. Учитывая миллиардные обороты компании, это могло привести к значительным финансовым расхождениям и дальнейшим проблемам с проверяющими органами.
Штатным специалистам не хватало ресурсов на сверку таких массивов данных, поэтому компания решила на три месяца привлечь аутсорсинговую компанию для выверки данных и устранения ошибок. Уже на первой встрече с UCMS Group представители компании увидели, что наш подход к работе им подходит, поэтому они быстро приняли решение о сотрудничестве. Также клиент оценил готовность подобрать специалистов и запустить проект за две недели.
На примере этого кейса расскажем, как решали задачи клиента и в каких случаях возможна передача отдельных участков на аутсорсинг.
Специфика компании:
Изначально в проекте участвовали две рабочие группы:
После завершения первоначального трехмесячного договора компания решила продлить блок по сверке отчетности.
Сотрудники UCMS Group работают удаленно, постоянно поддерживая связь с внутренними бухгалтерами клиента и другими отделами. Ниже расскажем основные участки, которыми занимаются наши специалисты.
Наша основная задача — сверить бухгалтерскую и налоговую отчетность за прошлый год, подготовленную в «1С:БП», с данными, которые формируются в «1С:ERP».
При смене системы ошибки неизбежны, потому что нет волшебной кнопки, которая просто перенесет всю базу. Например, в нашем случае некорректно перенеслись некоторые номера счетов-фактур, в «1С:ERP» им автоматически были присвоены другие номера. И это только одна из возможных ошибок. Именно поэтому важно выбирать проверенных подрядчиков по внедрению и обязательно делать сверку.
А еще одновременно с переходом на «1С:ERP», компания меняла и некоторые методы учета. Например, раньше списывали по средней стоимости, а теперь начали использовать метод FIFO — и все, отчетность не сходится. Мы отражали корректно документы текущим периодом, в то время как в «1С:БП» эти документы корректировались в последующих периодах. Бухгалтерский учет — такой сложный организм, где все переплетено. Найти источник ошибки — часто практически детективная работа.
Также провели сверку с ФНС по всем налогам за год, включая обособленные подразделения по нескольким компаниям клиента.
В итоге мы проверили все данные, проанализировали расхождения, корректность настроек статей доходов и расходов, подготовили технические задания специалисту 1С для проведения реклассификации расходов. Создали документы с пояснениями для налоговых органов и бенефициаров, подготовили уточненную декларацию по налогу на прибыль.
У крупных компаний, занимающихся оптовой и розничной продажей, часто возникают сложности с декларациями НДС. Это связано с большим объемом ежедневных сделок и корректировок из-за возврата товаров и пересчета стоимости. Например, в нашем кейсе на одну реализацию может приходиться до 10 корректировок.
Мы отрабатываем разрывы по НДС, проводим сравнительный анализ данных из книги продаж и книги покупок в новой и старой базах. Согласовываем корректировки с клиентом, составляем техническое задание для специалиста 1С для исправления ошибок в документах и регистрах. Там, где не требуются услуги специалиста 1С, мы сами вносим корректировки в книги покупок и продаж. Готовим уточненные декларации по НДС.
При переносе данных из старой базы в «1С:ERP» возникли расхождения в части банковских операций — перепутались контрагенты и не сходилось сальдо. Мы провели сверку для 25 винотек и привели данные в соответствие с изначальной базой. Также сделали аналогичную работу в части затрат, например, выявляли, почему в новой системе не списаны затраты и какие исправления требуются. Наша цель — чтобы каждая винотека «закрывалась» без ошибок.
Клиент также разово подключил специалистов UCMS Group для подготовки к аудиту. Мы собрали и проверили все финансовые данные, чтобы убедиться в их точности, составили отчетность и подготовили пояснения. В процессе взаимодействовали с аудиторами, оперативно отвечая на их запросы и внося необходимые корректировки. В том числе благодаря нашим усилиям компания успешно прошла аудит.
Всегда отвечаем на вопросы сотрудников, объясняем методы и процедуры учета в новой системе ERP. Готовим рекомендации и чек-листы, где описываем используемые методы по сбору данных для составления бухгалтерской отчетности.
Помогаем оптимизировать процессы. Например, изучили, как создается отчет о движении денежных средств в составе годовой бухгалтерской отчетности. Нашли ошибки, которые часто повторяются при выборе статей ДДС и влияют на итоговых отчет. Подготовили рекомендации, как настроить статьи так, чтобы отчет заполнялся максимально автоматически.
Мы всегда стараемся помочь клиенту по максимуму, даже если это выходит за рамки контракта. Например, по просьбе клиента подготовили расшифровки к балансу для банков.
Если находим ошибки в системе, сразу сообщаем об этом специалистам поддержки 1С или внутренней команде клиента, а иногда сами готовим технические задания для исправления. Так, например, было, когда поменялся учет курсовых разниц, а в системе они учитывались неверно. Мы сделали техническое задание для программиста, где описали схему расчета курсовых разниц в налоговом учете и какие проводки должны формироваться. Помогли настроить все правильно, чтобы учет был точным и соответствовал новым правилам.
Частичный аутсорсинг помог компании успешно пройти через сложный переход на новую систему учета, устранить значительные расхождения в данных и обеспечить точность и прозрачность финансовой отчетности.
Проект изначально был рассчитан на короткий срок, но благодаря успешному выполнению задач и появлению новых требований, контракт неоднократно продлевался. При этом обе стороны готовы, что сотрудничество может быть закончено в любой момент. Это одно из преимуществ работы с аутсорсинговой компанией — подключение специалистов на отдельные участки и на определенное время.
Клиент отметил, что очень доволен взаимодействием с нашей компанией и качеством работы специалистов.
Аутсорсинг — это удобный инструмент, который позволяет гибко управлять ресурсами. Попробуйте начать с передачи на аутсорсинг небольшого участка работы — это может стать ключевым решением для повышения стабильности и эффективности вашего бизнеса.
Другие кейсы
