«Готовых решений для таких задач нет»
Клиент UCMS Group Russia с 2001 года
Кейс экстренного перехода на «1С:ЗУП» и отстройки кадровых процессов для «новой» компании
В 2001 году нашим клиентом стала транснациональная компания, а в 2022 году она продала российский бизнес локальному менеджменту. Выстраивать новые процессы доверили UCMS Group, ведь за двадцать лет мы досконально разобрались в специфике компании и доказали, что умеем справляться даже с экстренными ситуациями.
Первоочередной задачей было внедрение «1С:ЗУП», и сделать это нужно было за нереальный срок — два месяца. Как команда UCMS Group справилась с этим кейсом и какие сложности возникли при экстренном внедрении, рассказывают Денис Бакулин, руководитель проекта со стороны консалтинга, и Елена Скворцова, руководитель проекта со стороны аутсорсинга расчета заработной платы и кадровых процессов.
Специфика:
Привлечение аутсорсера — фактически единственное возможное решение в ситуации продажи бизнеса, смены юридического лица, перехода на новую систему учета. Причина в том, что инхаус-команда, как правило, не обладает достаточной экспертизой и ресурсами, чтобы справиться с таким уровнем задач одновременно с текущими обязанностями.
Первоочередные задачи в этом проекте
Денис Бакулин, руководитель проекта со стороны консалтинга:
«Конечно, весь этот проект стал огромным вызовом для нас. Причем не только из-за нереальных сроков — с таким мы уже справлялись. Сама по себе задача была сложная: перевести сотрудников из иностранного юрлица, разобраться со сложной системой расчета заработной платы и настроить «1С:ЗУП» так, чтобы она не сильно отличалась от SAP. И, конечно, было критически важно не допустить задержек в расчете заработной платы для трех тысяч человек.
Готовых решений для таких задач нет, такое внедрение не может быть легким. Так что мы вместе с клиентом были готовы искать нестандартные подходы».
Этап 1. Подготовка и анализ текущего состояния
Изначально подключились методологи, чтобы провести подробный аудит текущих процессов и понять, как выстроена система учета в SAP. Выяснили много нюансов, которые нужно было продумать во время разработки.
Денис Бакулин, руководитель проекта со стороны консалтинга:
«На самом деле, обычно мы довольно много времени выделяем на анализ бизнес-процессов и составление BRR (Business Requirement Review). Здесь этого времени, естественно, не было — на весь проект было всего два месяца. Поэтому мы верхнеуровнево определились, какие процессы типовые, а какие сильно отличаются, с первого дня составили очень краткий план действий и приступили к внедрению».
Этап 2. Разработка
В первую очередь нужно было всех перевести из одного юрлица в другое и обеспечить непрерывность расчета заработной платы: это и сдача отчетности, и ежедневная загрузка всех приемов, переводов, увольнений и так далее. К тому же переход на другую систему был с середины месяца, то есть нужно было на не полностью настроенной системе разделить зарплату за месяц на две части: первая половина месяца оставалась на предыдущем юридическом лице, вторая — на новом.
В процессе разработки мы поняли, что система оплаты труда завязана на сложную кадровую составляющую и основана на табелях с несколькими видами премий, районными коэффициентами, «северными» надбавками и так далее. Это совсем не типовая задача для «1С:ЗУП», и просто выгрузить данные из SAP было невозможно.
Денис Бакулин, руководитель проекта со стороны консалтинга:
«Коллеги из компании клиента нам выгружали данные из SAP, мы их анализировали и переделывали в те шаблоны, которые можно было бы загрузить в «1С:ЗУП». Это была действительно сложная задача — сделать так, чтобы новая система хотя бы приблизительно была похожа на SAP, иначе сотрудники клиента вообще не смогли бы продолжить работу».
У клиента восемь табельщиков, и они вручную табелируют информацию для трех тысяч человек. Ручной расчет — это всегда риск ошибок, особенно когда для каждого сотрудника нужно учесть 15-20 параметров. Например, для начисления премий табельщику нужно проставить в табеле размер премии: если в табеле стоит 1 напротив фамилии, то сотрудник получает премию в размере одного оклада. А если табельщик перепутает колонку премий с колонкой рабочих часов и всем сотрудникам поставит 8 вместо 1, то сотрудникам начислят премии в восьмикратном размере, и потом будет очень сложно заниматься возвратом. А в начале работы с новой системой вероятность ошибок увеличивается.
В итоге решили, что необходимо разрабатывать интуитивно понятный портал табельщика, предварительно проработав все сценарии, которые возникают при расчете.
Что ещё реализовали в новой системе:
Этап 3: Тестирование и запуск системы
Тестирование системы тоже сильно отличалось от того, как это выглядит на проектах с нормальными сроками. Например, не было параллельного расчета, сразу рассчитывали на рабочих данных. Сделали только тестовый расчет и то только за половину месяца — такое было впервые за все время работы UCMS Group, но выбора не было, нужно было запускаться.
На этапе анализа мы продумывали, какие операции могут вести сотрудники клиента, а какие остаются на аутсорсинге. Например, портал табельщика мы специально стремились делать с понятным интерфейсом, потому что табелированием занимается инхаус-команда. Но вот остальную кадровую информацию мы оставили у себя, потому что сотрудники клиента не знакомы с «1С:ЗУП» и за две недели не успеют научиться правильному вводу кадровых данных, без которых табели просто не будут работать.
Елена Скворцова, руководитель проекта со стороны аутсорсинга расчета заработной платы и кадровых процессов:
«Мы сразу договорились, что наши специалисты ведут КДП до того момента, как инхаус-команда не привыкнет к новой системе. И мы максимально помогали освоиться: делали подробные инструкции, проводили обучение, отвечали на вопросы.
Если честно, это был очень стрессовый проект: наши специалисты сначала разбирались со всеми нетиповыми процессами, параллельно с разработкой начали тестово работать в довольно сырой системе, находили ошибки, передавали в отдел консалтинга, опять проверяли и так далее. А потом обучали сотрудников клиента и всегда были на связи по скайпу, телефону, мессенджерам, чтобы подсказывать и исправлять ошибки».
После внедрения началась активная эксплуатация системы «1С:ЗУП», в ходе которой команда продолжала дорабатывать систему и устранять возникающие проблемы.
Этап 4: Расчёт зарплаты и ведение КДП
Когда начинался проект внедрения, сразу было понятно, что задача сложная и нетривиальная. Чего только стоило обеспечить правильный перевод из иностранной компании и разобраться с пенсионным фондом. Поэтому руководитель проекта Елена Скворцова подобрала только старших специалистов, которые могли разобраться с очень запутанной ситуацией.
Елена Скворцова, руководитель проекта со стороны аутсорсинга расчета заработной платы и кадровых процессов:
«По факту наши специалисты вручную перепроверяли данные для всех трех тысяч сотрудников. И если находили ошибку, сразу писали Денису, чтобы понять причину и исправить ее. Вообще, команда работала практически круглосуточно, особенно в периоды расчета».
Результаты и достижения
Успешное внедрение было обеспечено благодаря тщательному планированию, компетентности команды, оперативному решению задач и тесному взаимодействию с клиентом на всех этапах проекта, что позволило не только перевести учетные процессы на «1С:ЗУП» в сжатые сроки, но и создать основу для последующей оптимизации и развития бизнеса компании.
Елена Скворцова, руководитель проекта со стороны аутсорсинга расчёета заработной платы и кадровых процессов:
«Очень важно, чтобы клиент понимал, насколько разработка нестандартной функциональности — сложный процесс и непредсказуемый со стороны “1С:ЗУП”. Наш клиент это понимал и сказал примерно так: “Мы понимаем, что сразу все сделать идеально за такой срок невозможно и будут ошибки. Но мы знаем, что вы их исправите, мы вам доверяем”. Для нас было очень ценно это услышать. И мы действительно прилагали все усилия, чтобы быстро находить ошибки и дорабатывать систему. Вся команда очень постаралась, я ими горжусь.
На этом проекте я еще раз убедилась, что успешное внедрение возможно, только когда отдел консалтинга и аутсорсинга работают вместе. Это невозможно, если внедрением занимаются обычные разработчики, которые не разбираются в КДП».
Этот кейс показывает готовность UCMS Group к сложным вызовам и важность глубокого понимания специфики бизнеса клиента и индивидуального подхода к решению его задач.
«2023-й год для нашей компании был не менее богат на события, чем предыдущий, но с помощью вашей поддержки нам удалось скорректировать и рассчитать максимально возможное количество запросов, отчёетов, уведомлений — в общем, всеё по нашей теме, как мы любим 😊
Отдельная благодарность за то, что специалисты подходят максимально эффективно и быстро к решению всех задач. Они проявляют большое неравнодушие, а это в наше жёесткое время очень ценное качество.
Учитывая нашу специфику и сложный переходный период, вы всегда справлялись с поставленными задачами в максимально короткие сроки, спасибо большое! С вами очень приятно работать!».
Другие кейсы
