«Ощущение, что ваши сотрудники — часть нашей компании»

Manager global finance processes

О компании:

На российском рынке с 2005 года. Входит международную группу, у которой пять подразделений в России. Основное направление бизнеса — продажа металлорежущего инструмента крупным металлургическим промышленным компаниям.

с 2011 года работают с UCMS, начинали с расчёта зарплаты 
с 2014 передали на аутсорс полный блок бухгалтерии

Услуги:

• расчёт зарплаты
• участки бухгалтерского учёта: банк, заказчики, авансовые отчёты, РБП, основные средства, отражение расходов
• кадровое администрирование

Как выбирали поставщика по аутсорсингу? 

По зарплатному проекту выбирали поставщика на глобальном уровне. Мы рассматривали только крупные компании уровня KPMG. В итоге выбрали немецкую компанию, с которой многие процессы у нас ухудшились. 

Через год мы ещё раз организовали тендер, тогда уже мы посмотрели на качество ваших услуг по расчёту зарплаты и поняли, что нашли то, что искали: профессионализм, знание системы и законодательства. Кроме того, вы работаете в международной программе SAP, а нам нужен был поставщик, который может обеспечить в ней профессиональный сервис. Довольны выбором до сих пор.

Давайте вспомним, с чего мы начинали?

Сначала мы с вами работали по блоку расчёта зарплаты, затем успешно перевели часть бухгалтерии на аутсорсинг. А с 2014 года вы ведёте практически полный блок бухгалтерии. 

Наша работа по бухгалтерскому учёту началась с авансовых отчётов?  

Да, плюс проверка дополнительных отчётов и путевых листов — это был непростой блок для нас. Потом мы постепенно передали проводки по банку, затем — работу с заказчиками и параллельно тут уже подключился бухгалтерский и налоговый учёт. 

У нас есть строгие правила внутреннего контроля в дополнение к российским стандартам. Ваши коллеги изучили политики нашей компании, чтобы знать, как правильно действовать. Поэтому мы смогли успешно и оперативно интегрировать эти процессы и дальше только добавляли вам новые участки работы. 

И как с нами работается? Что можете отметить?

Самое большое преимущество — это то, что ваша компания крайне гибкая и расценивает клиентов как часть своего бизнеса. 

Они переживают за наши процессы, стараются сделать максимум полезного, даже сверхурочно. Очень приятно, что они понимают нашу стратегию и гибко могут переходить с одного процесса на другой без долгого согласования изменений. Мы видим от них отдачу, как от наших собственных сотрудников, что крайне редко вообще бывает на аутсорсинге. Если запускаются какие-то новые участки работы, мы очень быстро от вас получаем помощь. 

Процессы выстроились правильно с самого начала или были какие-то притирки? 

Я не помню особенных притирок, нас хорошо поддерживал наш руководитель проекта, если были какие-то проблемы, она была на связи 24/7. Я с самого начала понимала, что могу получить оперативную помощь, даже если очень горящий вопрос. 

Зарплатный проект у нас изначально вела Ольга Новикова, она ведёт его и сейчас. Ольга очень хорошо знает нашу компанию, а мы очень довольны сотрудничеством.

Что можете отметить в рамках этого года? 

В апреле из-за пандемии у нас была реструктуризация персонала. Мы сократили кадрового специалиста и передали вам кадровый учёт. Всё произошло совершенно незаметно, не было никакого дискомфорта. Наоборот мы увидели аккуратный и структурированный подход. Этот участок работы вами был очень хорошо принят, несмотря на то, что сейчас сложное время. 

Что могу рассказать ещё — дополнительно у нас происходит аудиторская проверка. Мы видим, что с каждым годом у нас количество замечаний уменьшается, так что аудиторы тоже довольны процессом.

Какие ситуации вы особенно запомнили? 

Вы нас очень выручили, когда мы проходили внутренний аудит от головного офиса. Это очень серьёзный процесс — если что-то не так, может дойти до увольнения. От вас мы получили такое полное включение, что даже ваш отдел ИТ давал советы. Благодаря такой поддержке у нас рейтинг стал лучше по внутреннему аудиту. 

Ещё мы, как часть западной компании, работаем в западной версии SAP. Даже план счетов весь западный, и мы через Excel переводим его в российские стандарты. Учётная программа тоже не русифицированная, а там налоговая отчётность. Нужно креативно подходить, чтобы применять это к российским стандартам. Возможно, поэтому нам не так просто было найти партнёра, кто бы был готов мыслить по-другому. 

Блиц-опрос

Опишите нас одним словом

Customer oriented — клиентоориентированные

Почему вы с нами вместе столько лет?

Мы видим и ценим индивидуальный подход к нашей компании. Сейчас, когда технологии активно развиваются, когда всё переходит в цифровой формат, больше настроено на обслуживание роботами, мы не видим массового подхода к нам. Всё-таки в некоторых процессах нужны гибкость и творчество, необходимо видеть участие людей, человеческий подход, особенно в работа с кадрами, важно, что к нашей компании относятся, как к индивидуальному проекту и болеют за наши проблемы.

Какая ваша идея об идеальном провайдере?

Зависит от услуги. У нас много цифровых услуг, поэтому вопросы иногда быстрее может решить робот. А когда мы касаемся российского законодательства в западных системах, то тут индивидуальный подход очень важен, потому что не всегда стандартными решениями можно наладить бизнес-процессы.