Аутсорсинг для главбуха – это очень удобно

Главный бухгалтер

Услуги:

• Расчёт заработной платы (80 сотрудников)

О компании:

Компания занимается оптовой торговлей японскими музыкальными инструментами и аудиотехникой в России, Казахстане и Беларуси.

Корпорация была основана в Японии в 1887 году и начала свою деятельность с производства язычковых органов (фисгармоний). С тех пор корпорация выросла в крупнейшего в мире производителя всех видов музыкальных инструментов и стала ведущим производителем аудио/видео продукции, полупроводников и прочих товаров, имеющих отношение к компьютерам, спортивных товаров, бытовой техники, специальных сплавов, инструментов и промышленных роботов.

На сегодняшний день компания имеет 75 представительств и 6 дочерних компаний и по всему миру в дополнение к значительному количеству компаний в Японии.

В дополнение к этому, компания владеет и управляет уникальными зонами отдыха по всей Японии, предназначенными для организации досуга и культурного развития наших покупателей. Также компания предоставляет места для занятий музыкой, дает возможность презентации своих композиций и создает инфраструктуру для приносящих удовольствие музыкальных экспериментов.

Правильно, что вы не занимались проектом перехода на аутсорсинг?

Да, наверное, уже не осталось тех людей в компании, которым этим занимались. Я знаю, что сначала зарплату считала главный бухгалтер, потом её передали в HR, но в процессе расчёта возникало много вопросов и нюансов, поэтому было принято решение отдать эту задачу на аутсорсинг, который помог бы делать это профессионально и избегать ошибок.

Были ли сложности на старте проекта?

Нет, на самом деле не было.

У нас командировки, сложные расчёты, суточные, много маркетинговых и рекламных кампаний и в условиях постоянно меняющегося законодательства необходимо за всем этим следить.

Насколько вы лично вовлечены в процесс сейчас?

Я вовлечена в части следующих задач: получение ведомости, контроль оплаты, выяснение причин несоответствий, например, в проводках. Я всегда могу позвонить ответственному человеку с вашей стороны и узнать ту или иную вещь – можем ли мы обновить программу или всё ли правильно сейчас работает. Если есть какие-то вопросы, мы их задаем.

Насколько наша команда оперативно решает вопросы?

Практически сразу. Никаких вопросов нет – с командой очень комфортно общаться. Когда у нас возникают вопросы с налоговой, команда готовит ответы.

Каким должен быть идеальный провайдер услуги по расчёту зарплаты и кадрам? Какие к нему требования?

Требования? Считать правильно, следить за изменениями законодательства, предоставлять документы и отчёты оперативно и в срок. Вот и всё. Важен профессионализм. Все документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством, сотрудники должны получать вовремя отпускные и зарплату. Аккуратность важна.

Скажите, на что нам обратить внимание, чтобы стать лучше?

Хорошо бы иметь какую-то общую базу, портал, чтобы данные высылались не через e-mail. Чтобы мы всегда могли посмотреть, когда файл был отправлен.

У нас есть, конечно, такое решение – это портал обмена данными, и мы вам его подключим. В нём есть весь необходимый функционал, включая уведомления на почту при появлении новых файлов.

Блиц-опрос

Опишите нас одним словом

Я бы назвала – комфортные. Комфортная компания, комфортная для работы. Нет лишнего пафоса, бюрократичного подхода и стиль общения такой доступный.

Расскажите, какие у компании цели сейчас?

Мы бы хотели, чтобы сотрудники подавали все свои заявления на отпуск, командировки в электронном виде, с электронными подписями, чтобы не приходилось печатать документы и ничего не терялось. Особенно сейчас во время удалённой работы.

Можете что-то посоветовать компаниям, которые думают о переходе на аутсорсинг?

Вообще считается, что качество, предоставляемое аутсорсерами, низкое, поэтому те, кто приходит на аутсорсинг, рано или поздно возвращаются обратно. Нам, конечно, очень повезло. У нас нет таких проблем. Но выяснить это можно только опытным путём. Тут ни имя, ни стоимость не являются решающим фактором.