Услуги по расчету заработной платы: что нужно знать при выборе провайдера? Инструкция от Kadrovik.ru
01 сентября 2011
Логика бизнеса уже давно и серьезно меняется – ускорение всех рабочих процессов должно происходить без ущерба для их эффективности и с сохранением высокого уровня качества. В современных условиях конкуренции, борьбы за клиента и рынки сбыта эти принципы занимают лидирующие позиции. Как минимум, следует им соответствовать, как максимум – превосходить их по существенным показателям. Информационные технологии задают высокий темп активности в обществе, и бизнес-процессы здесь должны не отставать, а порой и действовать на опережение. В связи с этим компании тратят колоссальные ресурсы на администрирование внутриорганизационных процессов, которые позволяют бизнесу эффективно и конкурентоспособно действовать на рынке.
Но классический подход самообеспечения имеет ряд недостатков. Структура бизнеса становится раздутой, громоздкой и не позволяет гибко оперировать процессами как внутри компании, так и в ее внешней деятельности. Затрачиваются колоссальные ресурсы – организационные, финансовые, человеческие – для поддержания работоспособности тех структур, которые, по сути, не приносят прямой прибыли, а лишь обеспечивают работу подразделений, занимающихся получением доходов.
Одной из административных задач, решаемых компаниями практически ежедневно, является администрирование трудовых правоотношений с работниками, включающее и процедуру расчета заработной платы, налогов и обязательных отчислений. Как правило, такая обязанность ложится на бухгалтерию организации и создает для нее дополнительную и нежелательную нагрузку, особенно условиях активной коммерческой деятельности предприятия. Возникает вопрос: стоит ли задействовать для решения задач, связанных с расчетом зарплаты, собственные ресурсы вместо того, чтобы использовать их для эффективного обеспечения ключевой деятельности организации? В связи с последними изменениями в законодательстве, увеличением страховых взносов по обязательным отчислениям с заработной платы работников во внебюджетные фонды РФ (и как следствие – увеличением налоговой нагрузки на бизнес), а также общими экономическими преобразованиями этот вопрос весьма актуален. Чтобы на него ответить, стоит обратиться к мировому опыту ведения бизнеса, а точнее – к практике организации и администрирования бизнес-процессов на развитых рынках Запада.
Исторические данные показывают, что использование провайдеров (поставщиков) услуг для исполнения неключевых функций организации (так называемый аутсорсинг) на рынках США и Западной Европы применяется уже более ста лет. Причем, одними из самых первых направлений, где был задействован метод аутсорсинга (от англ. outsourcing – делегирование выполнения функций стороннему исполнителю), стали консультационные, юридические и бухгалтерские услуги.
По данным, полученным в результате проведенной аналитики и изучения рынков компанией Эрнст & Янг, только в 2008 году 70% европейских компаний использовали аутсорсинг как постоянный бизнес-процесс, и доля его на рынке непрерывно растет. Сегодня на территории Европы вряд ли найдется небольшая компания со штатным бухгалтером – столь популярен аутсорсинг административных задач. Это динамичная тенденция: по мнению специалистов Института аутсорсинга (Outsourcing Institute, США), аутсорсинг бизнес-процессов является интенсивно развивающимся видом оптимизации деятельности предприятий, причем наибольший рост наблюдается в сфере финансов и бухгалтерского учета.
Традиционный способ заключается в наделении штатных сотрудников (как правило, специалистов в области бухгалтерского учета) обязанностями по расчету зарплаты и соответствующих обязательных платежей, предусмотренных требованиями законодательства РФ. Обычно это следующие функции:
На первый взгляд, консервативный подход внешне выглядит привлекательно и не имеет недостатков, но это впечатление обманчиво. Главный его изъян – колоссальный объем расходов на содержание штатного специалиста – на его обучение, повышение квалификации, мотивирование, вознаграждение, а также на материально-техническое обеспечение (рабочее место, оргтехника, специализированные программные средства, профессиональная литература).
Следует помнить и о других существенных обстоятельствах. Мотивация штатного работника не направлена на экономию средств работодателя. Он исполняет поручения формальным образом, не оптимизирует расчеты и платежи ради выгоды работодателя, поскольку такая сложная работа не принесет ему дополнительных выгод (он получает только заработную плату, строго предусмотренную требованиями трудового законодательства).
Как правило, штатный работник – специалист в области бухгалтерского учета, но он не является компетентным профессионалом в области права, в том числе трудового и налогового. Отсутствие необходимых знаний и опыта в правоприменительной налоговой сфере не позволяет ему эффективно и обоснованно, с точки зрения закона, оптимизировать расходы по заработной плате и связанными с ней обязательными сборами и платежами. Чаще всего он просто не способен это сделать грамотно. В результате становится невозможной экономия средств работодателя, которые можно было бы направить на другие необходимые расходы. Неумелая и некачественная «оптимизация» может привести к нарушениям в области трудового и налогового права – здесь неизбежны не только дополнительные затраты, но и привлечение работодателя к юридической ответственности.
Немаловажен и человеческий фактор: штатный работник может заболеть, уйти в отпуск, уволиться, что лишит организацию специалиста на неопределенный срок. Нет гарантии того, что такой сотрудник может разгласить коммерческую тайну компании, сообщить информацию об организации и об ее деятельности третьим лицам, конкурентам. При возникновении незнакомых проблем и ситуаций штатный работник будет учиться на своих ошибках, что может привести к дополнительным расходам.
Решение с помощью аутсорсинга
Правительством РФ объявлен курс на модернизацию российской экономики и страны в целом. Добиться этой цели можно только при наличии профессиональных трудовых ресурсов, способных быстро и эффективно решать непрофильные задачи как большого и среднего, так и малого бизнеса. На встрече с представителями профсоюзов, посвященной обсуждению программы антикризисных мер, одобренной Правительством РФ, премьер-министр Владимир Путин заметил: «Зарплаты в конвертах – не только обворовывание бюджета, но и нарушение трудовых и пенсионных прав граждан». Таким образом, компаниям в любом случае придется переоценить свои подходы к процессу расчета зарплаты и его прозрачности. Мировой опыт показывает, что аутсорсинг здесь окажется достаточно эффективным инструментом.
Расчет заработной платы – процесс достаточно сложный и трудоемкий процесс – является наиболее ярким примером неключевых бизнес-функций, передаваемых на аутсорсинг профессиональному провайдеру услуг. «Конечно, российская культура аутсорсинга пока еще отстает от западной, однако в последнее время данная модель все чаще применяется и в нашей стране, – комментирует ситуацию Андрей Шабанов, вице-президент по корпоративным услугам и технологиям UCMS Group в регионе EMEA. – Сейчас все большее количество российских предприятий начинают использовать аутсорсинг в качестве эффективной модели оптимизации таких учетных функций, как расчет заработной платы и кадровый учет. С 2011 года существенно повышаются налоги на ФОТ, следовательно, в выигрыше будут именно те компании, чьи финансовые процессы будут оптимизированы».
Провайдер аутсорсинговых услуг – это опытная специализированная компания, ключевой функцией которой является профессиональное обеспечение тех или иных процессов. Такой провайдер работает с множеством клиентов, поэтому у него имеется возможность снизить удельную стоимость своих услуг и предлагать конкурентоспособные условия сотрудничества. Кроме того, предоставление услуги по расчету заработной платы может происходить в рамках единой информационной системы, что позволяет снизить расходы на управление этим решением для каждого конкретного клиента. Другими словами, управление платформой расчета зарплаты происходит в централизованном режиме, поэтому не требуется администрировать систему специально для каждого заказчика.
Профессиональный ресурс провайдера – источник эффективности для ауторсинга расчета зарплаты и обязательных платежей. Безусловно, наличие у провайдера компетентных экспертов в своей профильной деятельности является необходимостью и позволяет выполнять поставленные клиентом задачи с должной эффективностью и достигать требуемого результата быстро и качественно.
«Другое преимущество аутсорсинга расчета заработной платы связано с управлением рабочим временем – наличие ряда клиентов позволяет максимально загрузить имеющихся сотрудников, – рассказывает Андрей Шабанов. – При правильном подходе к планированию сотрудники аутсорсера всегда загружены, у них не возникает пустых периодов – «окон», в течение которых отсутствует работа. В конечном счете, провайдер оплачивает труд меньшего количества специалистов, чем в случае, если бы все его клиенты самостоятельно реализовывали тот или иной бизнес-процесс».
Использование выработанных стандартов для внутренних бизнес-процессов провайдера-аусторсера позволяет последнему быстрее и эффективнее решать поставленные клиентом задачи. Для аутсорсера, работающего с множеством клиентов, по сравнению со штатным расчетчиком, динамика деятельности и стрессовый режим работы не является исключением – это скорее устойчивая практика.
Компания UCMS Group предлагает использовать специальную модель, в соответствии с которой клиентам предоставляется доступ через Интернет в ту же информационную систему, где производится расчет зарплаты сотрудниками компании-аутсорсера. Другими словами, компания-аутсорсер становится еще и провайдером программного обеспечения по онлайн модели, используя преимущества информационных технологий для предоставления более прозрачного и гибкого сервиса. Связка «аутсорсинг + онлайн модель» открывает новые возможности перед клиентами: они могут контролировать процесс, изменять содержание предоставляемых услуг в реальном времени и даже самостоятельно выполнять те работы, которые по каким-то причинам не хотят передавать провайдеру.
Данный способ защищает инвестиции заказчика, снижает зависимость от провайдера, дает возможность клиенту наблюдать за процессом работы в любое время и позволяет отказаться от услуг расчета заработной платы практически в любое время, если такая необходимость вдруг возникнет. «Представим, что по каким-то причинам вы не удовлетворены качеством услуг расчета зарплаты или кадрового учета – в таком случае, ваши сотрудники проходят тренинг и начинают использовать онлайн модель самостоятельно. Возможен и обратный сценарий – переход на аутсорсинг после самостоятельной работы в нашей онлайн модель», – заключает Андрей Шабанов.
Иногда компании не спешат переходить на услуги по расчету заработной платы от профессионального провайдера, опасаясь нарушить конфиденциальность корпоративных данных. Многие владельцы бизнеса и руководители организаций предполагают, что вероятность утечки информации из компании-аутсорсера окажется выше, чем вероятность раскрытия данных штатными сотрудниками. На самом деле ситуация обратная: информация о зарплатах клиентов не представляет для аутсорсера никакого интереса, зато сотрудники компании вполне могут использовать эти сведения в ущерб ее деятельности. Утечка информации о зарплате внутри организации нередко становится причиной социальных конфликтов, приводящих как к росту средней заработной платы, так и к повышенной текучке кадров. Передавая расчет зарплаты на аутсорсинг, клиент получает гарантию и безопасности данных, и строгой регламентации доступа к клиентской информации. Сохранение провайдером конфиденциальности данных и санкции за нарушение режима (например, имущественная ответственность) регулируются условиями договора, который заключает с ним клиент. Ответственность штатного работника ограничена трудовым законодательством и не компенсирует всего вреда, который работник может причинить компании-заказчику.
Чтобы дать клиентам дополнительные гарантии защищенности, в настоящее время аутсорсинговые компании активно используют страхование профессиональной ответственности. Так, например, профессиональная ответственность компании UCMS Group застрахована на 500 тыс. долларов, но даже без учета этой суммы аутсорсеру все равно крайне невыгодно оказывать некачественные услуги, поскольку безупречная репутация – главный актив любого провайдера. Тем самым обеспечивается качество оказываемых услуг, минимальное количество ошибок при расчете зарплаты и четкое следование срокам выполнения работ.
Аутсорсинг в правовом поле российского законодательства
Главная особенность договора аутсорсинга состоит в том, что организация-работодатель набирает в собственный штат необходимых для заказчика работников, начисляет им заработную плату, а также все иные предусмотренные трудовым законодательством выплаты и предоставляет их другой организации для участия в производственном процессе, управлении производством или для выполнения иных функций, связанных с производством. Такие работники могут участвовать в трудовом процессе компании-заказчика как в офисе заказчика, так и удаленно – в офисе компании-исполнителя. То есть аутсорсинг может характеризоваться полным отсутствием связи между заказчиком услуг и непосредственным исполнителем (персоналом). При этом обязанность исчислять, удерживать и перечислять НДФЛ, уплачивать налоги и обязательные платежи также лежит на организации-работодателе. Компания – заказчик таких услуг оплачивает только оказание услуг организации-работодателя, которая предоставила работников. Для оформления отношений по аутсорсингу используются положения гражданского законодательства, регулирующие возмездное оказание услуг (гл. 39 ГК РФ). Судебная и налоговая практика показывает, что применение такого вида услуг является абсолютно легальным способом сотрудничества и не противоречит законодательству РФ – разумеется, при условии добросовестного использования. Читайте подробнее в исследовании E-xecutive…
Услуга расчета зарплаты
Аутсорсинг расчета зарплаты и обязательных платежей означает, что руководитель организации передает провайдеру ответственность за правильное оформление связанной с зарплатой документации. При оказании подобных услуг должны учитываться требования и нюансы законодательства РФ, касающиеся начисления надбавок или выплаты отчислений в фонды в различных трудовых ситуациях, оформления документов, справок о доходах. Ответственность за это также ложится на провайдера-аутсорсера. Услуги по расчету заработной платы могут предоставляться как отдельно, так и в рамках услуг по ведению кадрового делопроизводства или бухгалтерского учета.
Услуги по расчету заработной платы и обязательных платежей включают следующие процедуры:
При заказе такой услуги на начальном этапе работы с новым клиентом возникает естественная необходимость в подготовительных работах, связанных с анализом существующей в компании системы оплаты труда и выработкой рекомендаций по ее стандартизации и оптимизации. Здесь важное место отводится подготовке базы данных начислений и удержаний для клиента, обработке и загрузке необходимых данных по заработной плате, тестам расчетов, обучению пользователей, хронологической выверке расчетов клиента, осуществленных до начала оказания услуг провайдером. К окончанию этапа подготовки провайдер предоставляет клиенту рабочую информационную систему, которая позволяет начать работу.
Итак, какими же основными преимуществами обладает аутсорсинг расчета зарплаты?
1. Снижение текущих операционных затрат на расчетные процессы. Экономическая эффективность аутсорсинга может быть выражаться как в прямой экономии затрат на зарплатах расчетчиков, так и в косвенной выгоде – за счет более качественного, быстрого или конфиденциального решения возникающих задач. Передав на аутсорсинг функции расчета заработной платы, вы избавитесь от необходимости увеличивать штат бухгалтеров по расчету заработной платы, задумываться об их обучении, дополнительном офисном пространстве, сопутствующих юридических и налоговых консультациях и дополнительных затратах на внедрение и сопровождение кадровой ИТ-системы.
По оценкам отраслевых экспертов, экономический эффект от аутсорсинга расчета заработной платы может составлять 20-30% от общей суммы операционных затрат.
2. Перенос ответственности за качество и своевременность расчета. В рамках контракта об аутсорсинге компания-провайдер ринимает на себя все финансовые риски, связанные с качеством и своевременностью выполненных работ, а также несет всю ответственность за выплату выставленных налоговыми органами штрафов. В соответствии с соглашением об уровне сервиса провайдер гарантирует непрерывность предоставления услуги, отслеживает изменения в законодательстве, а также обеспечивает взаимозаменяемость специалистов расчетного центра компании.
3. Снижение зависимости от работников компании. Аутсорсинговый контракт является гораздо более гибким инструментом, чем трудовой контракт со штатным сотрудником. Поставщик услуги по договору не может уйти в отпуск, взять больничный или перейти на новую работу. Таким образом, аутсорсинг позволяет минимизировать любой риск, способный нарушить непрерывность вашего бизнеса.
4. Доступ к наработанной базе знаний и экспертизе. Провайдер имеет методологический и практический опыт в области аутсорсинга расчета заработной платы. Компания самостоятельно отслеживает изменения в законодательстве, проводит аудит внутренних бизнес-процессов, а также реализует регулярные программы по обучению и повышению квалификации своих сотрудников.
5. Оптимизация технологической базы. Посредством онлайн модели клиент получает возможность в режиме реального времени контролировать бухгалтерские и кадровые процессы, отслеживать текущую отчетность (например, посмотреть расчетный лист или карточку формы T-2) и корректировать ее в случае необходимости из любого места, где есть доступ в Интернет.
6. Повышение уровня конфиденциальности и сохранности информации. Передавая бухгалтерский и налоговый учет на аутсорсинг компании-поставщику, клиент получает надежную гарантию безопасности данных, а также гарантию строгой регламентации доступа к клиентской информации. Хранение данных осуществляется в централизованном дата-центре мирового класса. Информация заказчика будет доступна только экспертам, закрепленным за клиентом, и только на период действия контракта. Эксперты – сотрудники провайдера подписывают соглашение о конфиденциальности.
В настоящее время можно уверенно говорить о полноценно сформировавшейся индустрии аутсорсинга расчета зарплаты в России, которая существует уже около 15 лет. Накопленный опыт некоторых представителей этого сектора достаточно серьезен. Так, например, UCMS Group оказывает услуги по аутсорсингу бизнес-процессов более чем 120 организациям, ежемесячно осуществляя расчет зарплаты для 32 тыс. сотрудников. И, пожалуй, это только начало: безусловно, в XXI веке будущее бизнеса – за специализированными компаниями.
Наши кейсы
