Аутсорсинговая компания UCMS Group рассказывает о приложении EmployeeGate. Спойлер: экономит время, бумагу и нервы всех сотрудников компании
В кадровом делопроизводстве хватает рутины — обновить личные данные сотрудника, собрать информацию для графика отпусков, согласовать командировочные расходы или выдать справку с места работы. На каждое действие — бумажное заявление, несколько этапов согласований, тонна переписки в почте и личный визит или письмо в кадровую службу. Это необходимое зло, чтобы в процессах компании был порядок. Но можно проще.
Мы в UCMS Group разработали приложение EmployeeGate, чтобы автоматизировать документооборот, свести к минимуму ошибки и освободить время сотрудников под интересные проекты. Какие задачи решает сервис — рассказываем в статье.
Приложения — это удобно и привычно. Не нужно звонить в диспетчерскую службу, чтобы вызвать такси; любую вещь можно заказать с доставкой на дом; а чтобы оплатить услуги, достаточно пары кликов в личном кабинете. Рабочие задачи можно решать так же легко с помощью приложения.
EmployeeGate — портал самообслуживания по кадровым процессам. В нём можно согласовать отпуск или командировку, внести данные по авансовым отчётам, запросить справки или сообщить об ошибке в документах. Не нужно отвлекаться от работы, идти в кадровую службу и лишний раз беспокоить коллег. Личный кабинет экономит время и позволяет контролировать все процессы — получается быстро и прозрачно.
Приложение интегрировано с системой кадрового учета и расчёта заработной платы — чаще всего 1С ЗУП. Отдел кадров, бухгалтерия, руководители и сами сотрудники получают доступ к информации в браузере или с любого устройства на iOS, Android или Windows. Интерфейс двуязычный — работает на русском и английском языке. Удобно в компаниях, где есть экспаты или зарубежные филиалы.
Интерфейс приложения EmployeeGate в телефонах на iOS
| Сотрудник | Руководитель | HR |
|---|---|---|
| Получает быстрый доступ к данным из 1С ЗУП — будь то управленческая структура или личная информация. Легко подаёт любые заявление — например, на отпуск, командировку или отгул. Всегда в курсе, на каком этапе согласования заявка. Половину вопросов решает в автоматическом режиме — не нужно идти в кадровую службу и долго ждать ответа. | Отслеживает цепочку согласований и статус по каждому документу. Видит общую картину и легче контролирует процессы. К примеру, график отпусков, чтобы случайно не отправить отдыхать двух ключевых сотрудников одновременно. | Не отвлекается на мелкие задачи — информация из системы кадрового учёта выдаётся сотрудникам автоматически. Например, сколько дней отпуска осталось у сотрудника. Минимум ошибок, которые нужно править вручную — система автоматически указывает неправильно сформулированные запросы. |
Информация из 1С ЗУП синхронизируется с профилем сотрудника. В приложении можно просмотреть данные и отправить запрос в кадровую службу, если обнаружили ошибку или поменяли документы.
В приложении можно прикрепить скан документов. Обновлённые данные появятся в профиле после внесения изменений в 1С ЗУП
Через приложение можно запросить у кадровой службы любую справку: 2НДФЛ, копию трудовой книжки для банка, справку с места работы. Кадровый специалист или бухгалтер получат уведомление и подготовят документ.
Стандартные отчёты из 1С ЗУП можно получить самостоятельно: общий стаж работы в компании, остаток дней отпуска, расчётный листок и т. д.
Часть документов сотрудник может получить через приложение самостоятельно — не нужно отвлекать коллег из кадровой службы и долго ждать ответа
Приложение упрощает самое сложное в планировании отпуска — долгое согласование с руководителем.
В личном кабинете сотрудник формирует заявку. Система автоматически проверяет технические ошибки: иногда сотрудники неверно считают дни отпуска из-за праздников, или в компании нельзя взять отпуск меньше, чем на три дня. Никакие заявления переписывать не нужно — исправить данные можно в приложении.
Сформированное заявление уходит на согласование руководителю. Приложение показывает, на каком этапе оно находится. После того, как заявление согласовано, оно уходит в работу кадровому специалисту и автоматически проводится в системе. Сотрудники получает уведомление, что отпуск согласован.
Функция удобна для больших подразделений. Когда руководителю приходит запрос на отпуск, нужно убедиться, можно ли отпустить сотрудника — не уходит ли в это время коллега, который его замещает. Можно посмотреть пересечения в оперативном календаре и решить, одобрить ли отпуск.
В оперативном календаре руководитель видит загрузку команды: кто из сотрудников отсутствует или выходит в нерабочее время
Заявки на командировке также можно создавать в приложении — они отправляются на согласование руководителю и затем в кадры для оформления:
О расходах можно отчитываться сразу в личном кабинете: приложить сканы или фото подтверждающих документов и заполнить таблицу с необходимой информацией. Отчёт попадёт в бухгалтерию, не нужно ничего отправлять по почте.
Все формы можно настроить в личном кабинете — будут такими, какие нужны компании
Доступ к личному кабинету можно открыть кандидатам, чтобы автоматизировать процесс: упростить обмен данными, отразить оценки и результаты тестирования.
Мы работает над тем, чтобы сделать приложение удобнее и подключаем новые функции. Следующий этап — переход на кадровый электронный документооборот. Это пилотный проект в рамках личного кабинета сотрудника, чтобы отказаться от бумаг и подписывать документы электронными цифровыми подписями.
ЭДО упрощает жизнь кадровой службе и руководителям: снижается количество ошибок в документах, меньше времени уходит на согласование, контролировать процессы проще.
Удалённым сотрудникам не нужно приезжать в офис, чтобы уладить кадровые вопросы — всё можно решить дистанционно с помощью электронной подписи.
Если перевести большую часть документов в электронный вид, снижаются расходы на обслуживание архива и канцелярию.
Подключайтесь к тестированию проекта — отдел по работе с персоналом скажет спасибо.
Личный кабинет делает работу удобной и прозрачной. Особенно для компаний со штатом 100+ человек и филиалами по России и миру.
Не нужно вести дискуссии в почте, переписывать заявления и лишний раз ходить в кадровую службу. Документы не теряются: руководители и сотрудники видят статус заявок и получают уведомления, если что-то забыли отправить или согласовать. Когда процессы понятны, ими легко управлять.
Занимайтесь классными проектами, а рутину оставьте приложению. UCMS Group поможет с внедрением: читайте об услуге EmployeeGate.
Наши кейсы
