Как упростить учет рабочего времени в производственных компаниях

Учет рабочего времени — это всегда вызов: необходимо учитывать сменные графики, ночные смены, работу в выходные и праздники, а также отпуска, отгулы, больничные и еще множество параметров. Реальным кейсом внедрения решения для табелирования, а также рекомендациями для тех, кто хочет автоматизировать этот процесс на производстве поделился руководитель отдела консалтинга UCMS Group Сергей Пульников.

Данные часто не успевают вносить в срок, а ручной ввод информации приводит к ошибкам. В итоге отделу кадров приходится тратить время на сверку, уточнения и исправления, что существенно влияет на сроки расчета заработной платы, которая тем не менее должна быть рассчитана в строго определённый период. 

Частые сложности при табелировании без автоматизированных решений 

Главная задача в учете рабочего времени на производстве — собрать точные данные в срок, чтобы рассчитать зарплату без ошибок. При этом на многих предприятиях табели ведут в Excel, а иногда и в бумажных журналах, отправляя кадровым специалистам данные об отработанном времени в формате, который требует фактически ручную сверку и обработку. Большой объем ручного труда приводит при этом к проблемам.

• Потеря времени при сборе и обработке данных. На предприятии может быть и пять, и пятьдесят табельщиков. Чтобы собрать информацию по всем, проверить её, внести в учётную систему, может уходить несколько дней.
• Ошибки при заполнении и переносе данных. На каждом этапе ручного заполнения, пересылки и сведения обязательно будут ошибки: даже самые внимательные сотрудники могут случайно удалить строку из таблицы или написать цифру в другой колонке.
• Несогласованные данные на разных этапах. У табельщика и кадрового специалиста данные могут не совпадать — например, у одного сотрудник числится на больничном, а у другого — на рабочей смене. Такие ситуации неизбежны, но выявление этих расхождений вручную занимает много времени и в целом не всегда возможно, если ошибку в массиве данных просто не увидели.

Решить эти проблемы поможет автоматизация сбора и подготовки данных к расчету. Дальше на примере разберем, как можно автоматизировать сбор и подготовку данных о рабочем времени сотрудников для дальнейшего расчета заработной платы. 

Внедрение автоматизации табелирования в крупной производственной компании

В качестве примера — крупная производственная компания, производящая продукты питания на нескольких заводах, с общим количеством сотрудников более 1800 человек. Здесь внедрили и поддерживаем «1С:ЗУП» 3.1.

И вот компания обратилась с новой задачей — оптимизировать работу начальников смен, или табельщиков, которые отвечают за учет рабочего времени сотрудников. Стандартным функционалом «1С:ЗУП» эту задачу решить было нельзя, поэтому здесь использовали решение «Портал табельщика». 

«Портал табельщика» — это доработка «1С:ЗУП», которая позволяет табельщикам и кадровым специалистам работать в единой системе без необходимости дублировать данные. При этом права доступа четко разграничены: табельщики видят только табели своих подчинённых и не имеют доступа к остальному функционалу системы.

Основной инструмент табельщика на портале — это справочный табель, который автоматически заполняется на основе рабочего графика сотрудника. Если в «1С:ЗУП» уже есть информация об отпусках, больничных, отгулах и других отклонениях от графика, она тоже подтягивается в табель. Табельщику остается только проверить данные и внести корректировки, если что-то не совпадает с реальностью. Допустим, что сотрудник был на больничном, но забыл передать листок нетрудоспособности в отдел кадров, поэтому в системе отражается обычный рабочий день. В таком случае табельщик сможет вручную внести отметку о больничном в справочном табеле.

Следующим шагом стала интеграция с системой контроля доступа (СКУД) Timex , установленной на производственных площадках клиента. Дело в том, что «сырые» данные со СКУД редко подходят для учета, так как они не учитывают контекст. Например, турникеты стоят не только на главной проходной, но и в столовой — нужно ли учитывать эти данные? Или сотрудник пришел на 15 минут позже, но потом задержался на 15 минут после окончания смены — считать ли это опозданием или нет? 

Здесь было важно проработать возможные ситуации и создать минимальный, но достаточный набор правил, чтобы подготовить данные об отработанном времени к расчету зарплаты. По этим правилам данные автоматически загружаются в «Портал табельщика» и отражаются в справочном табеле. При этом если СКУД показывает, что сотрудник отработал 7 часов вместо положенных 12, это расхождение подсвечивается в справочном табеле, чтобы начальник смены сразу заметил и проверил данные. 

После того, как табельщик подтвердит правильность данных, справочные табели поступают в отдел кадров. Важно настроить автоматическую сверку данных справочного табеля с расчетным. Если между табелями есть расхождения, такие дни также подсвечиваются. Кадровик может быстро увидеть несоответствия, связаться с табельщиком для уточнений и одним кликом выбрать, какие данные использовать для расчета — из справочного или расчетного табеля. 

Автоматизированные процессы и интеграция с СКУД свели к минимуму ошибки и избавили от рутинных правок, позволяя ускорить подготовку расчётных данных для зарплаты и повысить их точность.

5 рекомендаций для автоматизации табелирования в производственных компаниях

Эти рекомендации помогут минимизировать сложности и эффективно внедрить автоматизированное решение для подготовки данных о рабочем времени сотрудников перед расчетом зарплаты.

1.             Оцените текущие процессы табелирования
Прежде чем внедрять автоматизацию, разберитесь, как именно собираются данные о рабочем времени на вашем предприятии. Определите критически важные данные и процессы, которые нужно автоматизировать, чтобы облегчить работу табельщиков и кадровиков. Это поможет избежать ненужных функций и настроить систему под реальные потребности компании.

2.             Интегрируйте с существующими системами
Вместе с компанией-разработчиком оцените, какие системы для учета рабочего времени уже используются (например, СКУД), и проанализируйте, есть ли возможность интеграции внедряемого решения с зарплатной и кадровой системами, такой как «1С:ЗУП», с целью максимального исключения ручного труда и более полной автоматизации процесса подготовки данных об отработанном сотрудниками времени.

3.             Выбирайте решения с удобным интерфейсом
Система должна быть интуитивно понятной и удобной как для опытных сотрудников, так и для новичков. Дополнительная функциональность, такая как подсветка ошибок и автоматические уведомления о дедлайнах, поможет повысить точность данных и дисциплину в учете.

4.             Заложите время на обучение персонала
Автоматизация требует времени на адаптацию, поэтому проведите обучение для табельщиков и кадровых специалистов. Объясните сотрудникам, какие выгоды они получат от нового решения, чтобы минимизировать возможное сопротивление изменениям и повысить их вовлечённость.

5.             Проведите тестирование и настройку

Перед запуском решения в эксплуатацию проведите тестирование. Это позволит выявить недочеты и адаптировать решение под специфику вашего предприятия, обеспечив более плавный переход на новые процессы и минимизируя возможные проблемы в работе.